E- faktura: Genialt og lønnsomt!

Regnskapsnerder danser samba- det kommer regnskapskunder til gode.
Hvorfor elektronisk fakturahåndtering?
Det er rett og slett god forretningsstrategi!

Tekst: Linda Opsahl

Innføring av elektronisk handel i en bedrift er smart i forhold til ressursbruk og av miljøhensyn.

Som mottaker av EHF- faktura kommer inngående faktura inn i økonomisystemet ferdig registrert med opplysningene.
Regnskapsfører trenger ikke sitte å legge inn alle opplysningene som firmanavn, fakturadato, beløp, KID, kontonummer også videre.
Det kommer ferdig registrert, og er klar til å gå videre i prosessen.
Man skal ikke undervurdere kostnadene ved å åpne post, scanne dokumenter, bruke tid på å legge inn opplysninger og opprette nye leverandører. 
Elektroniske faktura er meget kostnadsbesparende.

Når det gjelder utgående faktura trenger man ikke bruke tid på å sende faktura i PDF- format, eller i verste fall slikke frimerker.
Senter for statlig økonomistyring (SSØ) gjorde i 2008 en beregning som viste at en liten offentlig virksomhet med 2000 fakturaer årlig kunne spare 120 000 kroner.
Mottaker vil få effektiv prosessering av dine faktura, noe som kan bety at antall dager over forfall før betaling muligens reduseres, om det har vært en utfordring.
Som utsteder av faktura trenger du ikke tenke på om kunden er registrert- alle faktura kan utstedes som EHF, også vil det bli tatt en filtrering i aksesspunktet, hvor faktura vil bli mottatt av kunde i EHF- format dersom denne er registrert i ELMA- registeret. Dersom kunden ikke er registrert som mottaker av E- faktura, men har registrert mailadresse vil det bli utstedt PDF- format på mail og i verste fall sendt per post dersom aksesspunktet ikke kan bruke de to foregående løsningene.

Antallet bedrifter registrert i ELMA øker stadig, fra ca 20.000 i april 2014 til ca 38000 i april 2015.
Statlige virkshomheter har vært pålagt å kunne motta faktura i EHF- format siden 1.juli 2011 jf. Forskrift om IT-standarder i offentlig forvaltning, fra og med 1.januar 2015 er fylkeskommunene og kommuner pålagt å kreve at deres leverandører sender faktura og kreditnota elektronisk.

Så- hva er dette?
Mange tror E- faktura er at man sender en faktura i PDF- format på mail til kunden, eller mottar en inngående faktura på mail istedenfor postkassen.
Men en E- faktura er et dokument i EHF- format, altså en XML- fil, som blir lest rett inn i mottakers scanningssystem etter å ha gått igjennom et aksesspunkt.
Å registrere seg i ELMA- registeret er enkelt, og tilpasningene i systemet er hverken komplisert eller omfattende.

Total Økonomistyring har flere kunder med denne løsningen, og kan bekrefte at det virker veldig elegant og smidig- rett og slett en fryd for regnskapsnerden, og en glede for kunden som selvsagt er opptatt av kostnadsbruken på inngående og utgående faktura.
shutterstock 188429726
-------------------------------------- www.Totalokonomistyring.no ----------------------------------

 
shutterstock 219586858
bilde12